Teams- und Ressourcenverwaltung mit Tempo und Jira

Sie arbeiten vielleicht in einem internationalen Umfeld mit einer komplexen Struktur? Lassen Sie uns hier ein konkretes Beispiel von Team- und Ressourcenverwaltung mit Hilfe von flexiblen und agilen Tools darstellen.

Paradine ist ein weltweit aktives führendes Beratungs- und Softwareunternehmen, das Produkte und Dienstleistungen für das unternehmensweite Data Management anbietet. Die Firma hat seinen Hauptsitz in Wien und verschiedene Niederlassungen in Österreich, Rumänien und der Ukraine. Mehr als 100 Experten unterstützen 500 große und mittelständische Unternehmen mit konsistenten Master Daten, um nachhaltig Kosten zu senken und eine hohe Transparenz der Produktdaten in allen Systemen zu erreichen.

 

Wie verwaltet das Unternehmen seinen Workflow in drei verschiedenen Ländern?

„Jira ist der Klebstoff, der uns zusammenhält,“ erklärt Denise Reinagl, IT-Projektmanagerin und Jira Admin bei Paradine.

In dem Jira System sind alle wichtigen und benötigten Informationen für die Ressourcenverwaltung zentralisiert, um diese Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Auch wenn ihr damaliges System ein dediziertes Plugin hatte, in dem sie der Zeitverbrauch der verschiedenen Projekte zusammenfassen konnte, enthielt es kein detaillierte und praktikable Reportingstool. Im Jahr 2014 implementierte Paradine Tempo Timesheets-App für Jira und seitdem erhalten die Teams eine deutlichere Sicht der globalen Situation.

„Tempo-Timesheets haben uns geholfen, Zeit bei der Protokollierung unserer Arbeit zu sparen, da wir diese direkt in Jira tun können. Die Benutzeroberfläche ist sehr kundenfreundlich,“ sagt Fr. Reinagl. „Die Zeitprotokolle sind jetzt detaillierter, wodurch wir zusätzliche Kosteninformationen zu unseren Projekten erhalten.“

Nach 4 Jahren mit Tempo-Timesheets war das Team für Tempo Planner bereit.

Ressourcenverwaltung mit Tempo Timesheets und Jira

 

Warum hat Paradine Tempo Planner implementiert?

Tempo Planner ist eine Applikation für Jira, die die Verwaltung von Teams und Ressourcen optimiert.

Das Tool ermöglicht der Teamleitung:

  • verfügbare Teammitglieder schneller finden
  • die Ressourcenverwaltung für mehrere Projekte zu maximieren

Nach der Implementierungsphase wurde die App schnell an verschiedenen Standorten verwendet.

„Ich kann nicht die Verantwortung tragen, eine Software zu einem bestimmten Zeitpunkt an einen Kunden zu senden, wenn in diesem Zeitraum keine Entwickler verfügbar sind,“ erklärt Denise Reinagl. „Ich muss mit Teammitgliedern planen und sicherstellen, dass dort kein Konflikt entsteht. Wenn dann jemand meine geplanten Ressourcen benötigt, muss er mich fragen. Durch die Tempo Planung kann ich die Ressourcenplanung dokumentieren und Ressourcen-Änderungen planen.“

Eine transparente und unkomplizierte Planung ist heute ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensziele.

Vor der Implementierung von Tempo Planner wurde die Ressourcenverwaltung in einem ERP-System durchgeführt, das auf einer Datenbank in Form eines Pivot-Excels basiert war. Damit konnten die Teamleiter die benötigten Ressourcen sehen und auch den Mitarbeitern Aufgaben zuweisen. Aber die Teammitglieder konnten nicht sehen, wofür sie geplant waren. Nur mit Hilfe von einem Screenshot erfuhr die Mitarbeiter den Plan, woran sie arbeiten sollten.
Ressourcenverwaltung mit Tempo und Jira

„Wir haben viel mehr Kommunikation mit jedem Mitarbeiter innerhalb der Planung als zuvor,“ kommentiert Fr. Reinagl.

Eine weitere wichtige Funktion von Tempo Planner ist der Kapazitätsreport. Dieser Bericht liefert Paradine wichtige Informationen zum Beispiel über langfristige zugewiesene Ressourcen. Tempo Planner hilft auch dabei die Überbuchungen der Teammitglieder zu minimieren, indem die Verfügbarkeit der Mitarbeiter in einer Ansicht sichtbar ist.

„Ich bin begeistert von Tempo Planner, weil ich meine Teams in den gewünschten Größen zusammenstellen kann,“ sagt Fr. Reinagl.

Für sie sei das Beste an Tempo Timesheets & Planner die Leichtigkeit, mit der ihr Team die Produkte verwenden könne.

„Mit Tempo Planner hat es ein Meeting gedauert, sagt Reinagl. Ich habe ein bisschen hineingelesen, eine kurze Präsentation gemacht und seitdem verwenden wir es. Es funktioniert einfach,“ beschließt sie.

Tempo planner 4 Minuten :https://www.youtube.com/watch?v=DLYujUpf0Ak
Lassen Sie sich selbst überzeugen und testen Sie Tempo Timesheets oder Tempo Planner.

anarcon

Bei Anarcon verwenden wir auch Tempo Timesheets und aus diesem Grund können wir Sie gut beraten und Ihre Bedarfe verstehen. Haben Sie eine komplizierte Teamstruktur haben oder wollen einen Ressourcenmanagement Prozess optimieren? Wir werden zusammen die passende Lösung für Ihr Unternehmen entwickeln.

Unser Ziel ist es, Ihr Partner zu werden, damit Sie leistungsstarke Tools verwenden können, die an Ihre Bedürfnisse angepasst sind. Dafür arbeiten wir mit verschiedenen Partnern zusammen, um globale, optimale und maßgeschneiderte Lösungsansätze für Sie zu finden.

Original Artikel ist von unserem Partner Tempo geschrieben.

 

 

5 Tipps für effiziente ITSM-Prozessimplementierung

ITSM (IT-Service Management) steht für eine kunden- und serviceorientierte IT-Organisation. Für Ihre Firma ist es wichtiger denn je, die bestmögliche Unterstützung für Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen zu erhalten. Hier finden Sie unsere 5 Schritte, um Ihre ITSM-Prozessimplementierung effizienter zu gestalten:

1. Festlegen klarer Ziele

Fangen Sie mit klaren und langfristigen Zielen an, um bessere ITSM-Prozesse einzurichten.

Um dies zu erreichen, soll Ihr Team folgende Fragen beurteilen: wie effizient ist Ihr Service-Management-System derzeit? Welche Leistungen sind gut und welche sind nicht optimal?

Zusätzlich beeinflussen folgende Elemente Ihre ITSM-Prozesse:

  • Service Level Agreements (SLA) und operational Level Agreements (OLA)
  • Kundenfeedback zu Ihren IT-Services
  • Bereitstellung und Wartung der Infrastruktur
  • ITSM-Softwarelösungen und deren Interaktion mit anderen Business Technologies
  • Unternehmenskultur, insbesondere in Bezug auf Einstellungen zu IT-Investitionen.

Der Aufbau einer kraftvollen ITSM-Strategie ist nur möglich, wenn Sie eine solide Roadmap als Ausgangspunkt haben. Ohne diese Ziele werden Ihre ITSM-Prozesse ziellos und ineffektiv.

2. Bevorzugen einer agilen ITSM

Die effizientesten ITSM-Prozesse sind überwiegend in der agilen Methodik verankert.

Warum ist das so? Es hat mit den im Agile Manifesto Werten zu tun.

  • Individuen und Interaktionen vs. Prozesse und Werkzeuge
  • Arbeit auf Software vs. umfassende Dokumentation
  • Zusammenarbeit mit dem Kunden vs. Vertragsverhandlungen
  • Reagieren auf Change vs. Plan verfolgen

Das agile Projektmanagement fördert Flexibilität, Verantwortlichkeit und Zusammenarbeit. Dies ist ein weiterer Aspekt der Entwicklung, der den etablierten ITSM-Best Practices nahe kommt.

Denken Sie daran, dass Sie das Gleichgewicht zwischen Flexibilität und Struktur in der Firma beachten sollen. Zu viele Dokumente und Regeln behindern die Kreativität. Allerdings wird eine agile Implementierung ohne Struktur sinnlos sein.

 

3. Investieren richtig und bewusst

Viele Unternehmen investieren heute in Technologie für Anwendungen, die weit über ihre IT-Abteilungen hinausgehen. Deswegen ist es entscheidend, dass Ihre Organisation in das passende ITSM Tool investiert.

Egal ob es sich um ein Cloud-Computing-Upgrade oder um eine Software as a Service (SaaS) oder noch Infrastruktur as a Service (IaaS) handelt, Ihre technologischen Ressourcen bleiben da um Ihren Betrieb zu verbessern und Ihre Geschäftsziele zu unterstützen.

Ein häufiger Fehler ist eine „all in one“ ITSM-Lösung zu suchen. Eine magische Software, die alles gut beherrscht, existiert nicht. Stattdessen fokussieren Sie sich darauf, die Lösung für Ihre spezifischen Anforderungen zu finden.

Wenn Sie schnell Geld für ein neues performantes Tool ausgeben, das jedoch Ihre Probleme nicht löst, werden Sie Ihre Prozesse nicht verbessern.

Die richtigen ITSM-Tools können viel mehr als nur die durchschnittlichen Ticketauflösungszeiten oder Rückstände bei Serviceanfragen reduzieren. Sie sind entscheidend für die Einrichtung eines zentralen Data Hubs, der Ihre Service-Management-Praktiken positiv verändern kann.

4. Integrieren Sie KI und Automatisierung

Investitionen in IT-Service Management sind eine Sache, aber die Implementierung einer ITSM-Automatisierung mit der neuesten KI-Technologie ist wichtiger.

Der RPA (Roboter Prozess Automatisierung) Bereich und die beliebte DevOps verändern weiterhin die ITSM-Normen. Laut Forrester wird die RPA-Industrie im Jahr 2021 einen Wert von 2,9 Milliarden US-Dollar erreichen.

Der Grund? Unglaubliche Effizienz.

Die Effizienz durch die Optimierung von Datenverwaltungsprozessen erspart im Wesentlichen hunderte von Stunden pro Woche. Und damit erhöhen die Unternehmen, die diesen Schritt gehen, die ITSM-ROIs.

Die Angst vor KI und Automatisierung und deswegen den Abbau der Arbeitsplätze wird oft gehört. Glücklicherweise ist diese Realität viel positiver als jede Angstmacherei glauben machen würde. KI und Automatisierung schränken ITSM-Prozesse nicht ein. Stattdessen wird die mühsame manuelle Datenarbeit reduziert und die Verarbeitung in einem bisher innovativen Umfang ermöglicht.

5. Starkes Team fördern

Auch mit der besten Technologie ist das menschliche Element Ihres ITSM-Systems fundamental für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Sie müssen hierzu ein starkes IT-Service-Management-Team zusammenstellen, fördern und ausbauen. Um diese Menschen anzulocken, muss Ihre Unternehmenskultur erstklassig sein.

Die Zusammenstellung eines leistungsstarken Teams erfolgt auch nicht über Nacht. Ihre Organisation sollte:

  • offen kommunizieren,
  • konsistent zusammenarbeiten
  • priorisieren der Akzeptanz von Fehlern

Die Offenheit jedes Teammitglieds, neue Skills zu erwerben, bringt ebenfalls viel Wert.

Talent zu behalten bedeutet mehr als nur ein Gehalt – es geht darum, ihnen zu helfen, das zu erreichen, was sie in Ihrer Karriere wollen. In einem Forbes Blogbeitrag lesen wir auch ganz deutlich

Make sure that employee reviews include time spent understanding how your employees see their own careers developing.“
Peter K. Murdock

Zusammenfassung

Das Verbessern Ihrer ITSM-Prozesse ist kein Hexenwerk. Mit zahlreichen Ressourcen und Technologie Optionen auf dem Markt gibt es keinen Grund, dass Sie nicht erfolgreich werden.

 

Sind Sie bereit für die großen Veränderungen in der IT-Branche? Welchen Change haben Sie schon angefangen und können Sie Ihr Customer Experience auf die nächste Stufe heben? Checken Sie unsere Leistungen hier und lassen Sie uns darüber sprechen. Wir werden Ihre Fragen beantworten und Zweifel aus dem Weg räumen. Melden Sie sich und wir vereinbaren einen Termin.

Eine detailliertere Version dieses Beitrags erschien ursprünglich im Mindville Blog.

 

 

Was ist Ihre ITSM Strategie?

Kennen Sie diese Situationen auch? Die Bearbeitung eines Problems/Tickets durch die IT-Abteilung dauert ewig? Oder das Problem erhält den Vermerk „successfully closed“, ohne gelöst zu sein? Für die Non-IT Mitarbeiter ist die Organisation der IT-Abteilung oft ein Rätsel.

Der Prozess steht heute im Mittelpunkt des Service Managements. Aber ein operativer Prozess ohne die Unterstützung einer leistungsfähigen EDV ist nicht mehr denkbar.

Als Manager sind Sie bestimmt mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:

  • ineffiziente Prozessabläufe (Kosten, Zeit, Personalstruktur)
  • kein attraktiver Dienstleister (Rekrutierung)
  • keine Dokumentation (für zukünftige Betriebsstörungen)
  • geringer Automatisierungsgrad mit hohem manuellen Aufwand
  • fehlende Integration der IT-Abteilung (keine Wertschätzung)

Wie können wir die IT-Abteilung noch besser in den Geschäftsprozess integrieren? Wie können wir diese Organisation transparenter machen? Wo sind die Schwachstellen? Und vor allem, wo fangen wir an?

Leistungsstarkes IT-Team

Während viele IT-Teams immer noch in der „Notfall“ Bekämpfung stecken, richten sich leistungsstarke Teams nach dem Geschäftsmodell aus, setzen auf Agilität und Automatisierung und treiben die digitale Transformation voran.

Atlassian hat eine Studie mit 200 Teams durchgeführt. Dabei stellte sich heraus, dass effiziente Teams die folgenden 5 Regeln umsetzen:

  • das Business steht an erster Stelle
  • Technologie beherrschen
  • in Geschwindigkeit investieren
  • Kunden priorisieren
  • proaktiv sein

Hier finden Sie die Infografik mit mehr Statistiken.

 

performing Team Atlassian

Quelle: Atlassian

 

Was ist ITSM?

Wir definieren ITSM (oder IT-Service Management) wie folgt: „ITSM ist die Art und Weise, wie Sie die Bereitstellung von IT-Services (End to End) für Ihre Kunden auf der Grundlage von Best Practices steuern.“

Für IT-Teams ist dieser transformative Ansatz von großer Bedeutung. Ihr Team kann sich somit besser mit Geschäfts- und Softwareteams abstimmen, mit denen Sie zusammenarbeiten müssen.

 

Atlassian missions IT team

Quelle: Atlassian

 

Mit Jira Service Management können IT-Teams Vorfälle, Änderungen, Probleme und Serviceanfragen mit optimierten Warteschlangen, Automatisierung und proaktiven SLAs besser verwalten.

anarcon

Bei anarcon begleiten wir unsere Kunden von der operativen Innovations- und Veränderungsidee bis zur erkennbaren Auswirkung auf den Geschäftsalltag – das ist das Besondere an anarcon. Hier finden Sie mehr über unserer Leistungen.

MX1 suchte nach einer Service Desk-Lösung für die Signalüberwachung, mit der auch die gesamte Servicedokumentation verwaltet werden konnte. Mit Jira Service Management für das Asset Management haben wir eine Lösung entwickelt, mit der sie alle Tickets im Jira Service Management verfolgen und mit der technischen Servicedokumentation (oder ihrem Servicekatalog) verknüpfen können. Die Software wird im Rechenzentrum mit 250 Agenten in ihrer eigenen Cloud-Infrastruktur ausgeführt.

Obwohl dieses Projekt gut definiert war, haben sich kleinere Nebenprojekte daraus entwickelt, da die Mitarbeiter die Möglichkeit sehen, sowohl Jira als auch Insight für andere Zwecke zu nutzen. Uns ist wichtig die richtige Lösung für unsere Kunden zu entwickeln.

 

Welche Herausforderungen haben Sie in Ihrer Strategie für Ihre IT-Abteilung? Haben Sie Interesse an einem unverbindlichen Expertengespräch, um herauszufinden, ob unsere Analysen und Ratschläge auch dazu beitragen können, die Effektivität Ihres IT-Service-Managements deutlich zu steigern? Melden Sie sich hier unten.

Quelle: die MX1 Customer Success Story wurde ursprünglich mit Hilfe von Mindville geteilt.

Weiterhin DSGVO konform ins Jahr 2020

„Noch ein Newsletter? Noch eine Veranstaltung? Mein E-mail-Postfach ist voll und ich fühle mich zugespammt! Ich bevorzuge den persönlichen Kontakt.“ Bei anarcon denken wir das auch! Dennoch, wir alle brauchen diesen schriftlichen Kontakt, um Business zu ermöglichen. Dank der DSGVO ist die Bearbeitung der persönlichen Daten besser geworden, oder?

2020

Bis jetzt haben wir bei anarcon bewusst wenig mit Newslettern und E-mails kommuniziert. Uns ist der persönliche und direkte Kontakt sehr wichtig (und das wird auch so bleiben). Jedoch möchten wir Ihnen im Jahr 2020 noch mehr anbieten und deswegen planen wir:

  • Webinars und Newsletter (mit Fokus auf Themen wie Agile Transformation, Cloud Migration & IT Service Management)
  • Veranstaltungen mit neuen Produkten und spannenden Diskussionen
  • Schulungen für Atlassian Produkte und neue Themen

und weil wir kontinuierlich wachsen, werden wir auch in verschiedenen Bereichen rekrutieren. Dies werden wir auch rechtzeitig kommunizieren (Karriere).

anarcon und die Datenschutzgrundverordnung

 

anarcon Wert Kunden im Zentrum

Selbstverständlich möchten wir DSGVO konform mit ihren Daten umgehen. Um transparent zu sein erklären wir kurz was wir mit Ihren Daten vorhaben.

Wir sammeln Informationen aus:

  • ausgefüllten Formulare
  • ausgeführten Gespräche
  • verschickten E-Mails oder
  • persönlich überreichten Visitenkarten

 

Die Daten werden in unserem internen CRM-System gespeichert.
Sie erhalten von anarcon eine E-Mail mit der Bitte um Ihre Zustimmung zur Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten. Danach kategorisieren wir die Kontaktdaten je zugestimmtem Interesse (Webinar, Events…). Sie können diese Datenspeicherung hier: datenschutz@anarcon.org jeder Zeit widerrufen. Sollten wir von Ihnen keine Zustimmung erhalten, werden wir Ihre Daten löschen.

 

DSGVO

Seit Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018, erhalten wir alle solche Emails. Die Ziele der Datenschutzgrundverordnung EU-DSGVO sind der Schutz der Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen und insbesondere deren Recht auf Schutz personenbezogener Daten (Art. 1 Abs. 2 DSGVO).

Es geht um:

  • Datenbearbeitung: Transparenz & klare Statements
  • Einwilligung und Rechte betroffener Personen: Individuelle Recht
  • Eingebauter Datenschutz, bewusstes handeln und geschult bleiben: Verantwortung und informiert bleiben

Wir bitten Sie, unsere Datenschutzerklärung so bald wie möglich zu lesen.

Bei anarcon arbeiten wir schon seit jeher nach diesen Prinzipien. Wir begleiten unsere Kunden bei der Erreichung ihrer individuellen Ziele. Unser Fokus liegt dabei auf den Menschen, gleichzeitig managen wir Aufgabe mit den richtigen Tools und effektivsten Methoden

DSGVO Beratungsmodelle

 

Wie sieht der DSGVO Prozess in Ihrer Firma aus? Sind Sie sicher, dass alles „konform“ ist? Brauchen Sie vielleicht eine „Prozessoptimierung“? Der Druck der Geschäftsführung und von Gerichten, sowie etwaiger Ressourcenmangel machen es noch schwieriger.

 

 

Sprechen Sie uns an, wir kommen vorbei und diskutieren zusammen über Ihren Bedarf. Vielleicht können wir Sie auch in diesem Bereich unterstützen.

Ihre Themen und Herausforderungen sind uns wichtig, nur so können wir Sie bestmöglich beraten. Dafür brauchen wir Ihre Rückmeldung.

 

2. Atlassian User Forum Finance & Insurance

Herzliche Einladung zur 2. AUFFI! (Atlassian User Forum Finance Insurance)

Aufgrund von Trends wie der Digitalisierung und dem Wandel hin zur agilen Softwareentwicklung durchläuft die Finanz- und Versicherungsbranche derzeit einen strukturellen Wandel.

 

Als Platinum Atlassian Solution Partner möchten wir Sie dabei unterstützen, diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern und laden Sie deshalb herzlich zum 2. Atlassian User Forum Finance & Insurance ein, welches in Kooperation mit Atlassian und it-economics stattfinden wird.

 

Die halbtägige Veranstaltung dreht sich rund um den Einsatz der agilen Atlassian Tool-Suite in der Finanzdienstleistungs- und Versicherungsbranche. In einem spannenden Vortragsprogramm präsentieren wir Ihnen Lösungen sowie Best Practices und freuen uns auf eine angeregte Diskussion. Das anschließende Mittagessen bietet zusätzlich Raum für Austausch und Networking.

 

Datum:                                Mittwoch, 07. November 2018 von 9:00 Uhr – 14:00 Uhr

Location:                            Schneider Bräuhaus Berg am Laim, Baumkirchner Straße 5, 81673 München

Preis:                                   Die Teilnahme ist für Sie kostenlos

 

Agenda:

9:00       Begrüßung
David Brotzer (it-economics) und Volker Heuer (Geschäftsführer, anarcon GmbH)

 

9:15       Digitalisierung, Automatisierung, Dematerialisierung – wie können sich Unternehmen fit machen für die Zukunft?
David Brotzer, it-economics

 

10:00     Schlachtplan Konferenz – Big Room Planning mit Jira
Dr. Ohlemeyer & Stefan Teppert, LV1871

 

10:45     Kaffeepause

 

11:15     Agiles Release Management – Rhythm of the Project
Pascal Wiedmann & Julia Reis, anarcon GmbH

 

11:45     Confluence@RVS

  1. Stand des Vorhabens ‚qualitätsgesichertes Informationsmanagement mit Confluence‘
    Bettina Weitgasser, Gerhard Pichler, Raiffeisenverband Salzburg
  2. Making-Of, Blick unter die Haube: wie haben wir Confluence erweitert, um bestimmte Anforderungen umzusetzen, welche Apps werden wozu eingesetzt, wie sind wir vorgegangen,…
    Marcel Gattinger, Raiffeisenverband Salzburg

 

12:45     Mittagsbuffet

 

14:00     Ende

 

Nachdem die Teilnehmerzahl begrenzt ist, bitten wir Sie um eine Rückmeldung bis 15. Oktober an ulrike.heuer@anarcon.org.

 

Atlassian, it-economics und anarcon freuen sich auf Ihr Kommen!

 

Ihr anarcon Team