Zeiterfassung: 3 Gründe warum Sie ein effizientes Zeiterfassungstool nutzen sollten

Zeit ist eine begrenzte und vielleicht unsere wichtigste Ressource, daher das alte Sprichwort: „Zeit ist Geld“. Es ist doch selbstverständlich, dass Sie das Beste daraus machen möchten.  Trotz dieser offensichtlichen Tatsache lügen die Statistiken nicht: Wir sind schrecklich darin, unsere Zeit im Auge zu behalten und uns zu erinnern, was wir vorhaben. Leadership IQ hat mehr als 7.000 Personen gefragt, ob sie ihre Zeit erfasst haben oder nicht. Die Ergebnisse zeigten, dass mehr als zwei Drittel der Befragten keine Zeiterfassung führen.

How do your time management skills stack up?

Warum lohnt es sich also, die Zeit zu verfolgen?

 

1. Verstehe, wofür Zeit verbracht wird

Zu verstehen wofür Zeit aufgewendet wird, ist entscheidend um produktiver zu werden.

Laut Affinity Live werden „durch den Wechsel zur täglichen Zeiteingabe Zeitverluste um mehr als 80% reduziert.“

Die Universität von Minnesota hat keine Zeiten nachverfolgt bis sie die Zeiterfassungslösung Tempo Timesheets für ihre Entwickler implementierte. Diese Änderung ermöglichte es der Universität, produktiver zu sein und fundiertere Entscheidungen über die Ressourcenzuteilung zu treffen.

Verstehen, wofür Zeit verbraucht wird, bietet weitere große Vorteile. Sie können:

  • Aufgaben besser priorisieren
  • Workloads effizienter verwalten
  • Projekte pünktlicher liefern
  • Aufgaben mit hohem Aufwand und geringem Wert aus Workflows entfernen oder automatisieren

 

2. Bessere Schätzung

Zeiterfassung Jira Screenshot

Einer der größten Vorteile der Zeiterfassung sind die Daten, die erfasst sind. Im Idealfall können Sie mit der für die Zeiterfassung verwendeten Lösung auf einfache Weise zurückblicken und sehen, woran gearbeitet wurde. Noch besser: Wenn die von Ihnen gesammelten Daten mit einer Aufgabe / einem Projekt verknüpft sind, können Sie die Gesamtzeit, die Sie für deren Fertigstellung aufgewendet haben, vollständig nachvollziehen.

Diese Informationen sind äußerst wertvoll, da sie verwendet werden, um die Dauer einer ähnlichen Aufgabe zuverlässiger vorherzusagen und abzuschätzen.

Das Beispiel von Thrillist, einem in New York City ansässigen Unternehmen für digitale Medien, demonstrieren, was wir meinen. Mit der Implementierung einer Zeiterfassungslösung konnte das Unternehmen die Genauigkeit seiner Produkt-Roadmap-Zeitachse verbessern.

 

„Mithilfe historischer Daten können wir besser vorhersagen, wie lange ein Projekt dauern wird, und so den Stakeholdern realistische Zeitpläne übermitteln – nicht nur Zeitpläne für laufende Projekte, sondern für unsere gesamte Produkt-Roadmap.“ – Mike Solomon, Produktmanager

Zeiterfassung ist auch eine Möglichkeit, die Vergangenheit zu studieren, um die Zukunft zu definieren … Konfuzius wäre stolz darauf, das zu hören!

3. Seien Sie genau bei der Abrechnung und Kostenberichterstattung

Wenn Sie einen Stundenvertrag abgeschlossen haben, ist es von entscheidender Bedeutung, genau zu bestimmen, wie viel Zeit für einen Kunden, ein Projekt, eine Funktionsfreigabe usw. aufgewendet wurde. Auch wenn Sie einen Festpreisvertrag abgeschlossen haben, sollten Sie auch tun.

Andernfalls werden Sie die aufgewendete Zeit schätzen müssen und dadurch Ihre Rentabilität beeinträchtigen (bspw., wenn Arbeitskräfte nicht frei sind!). Haben wir für Acme Corp 200 Stunden oder 150 Stunden gearbeitet? Wie sicher sind Sie in Ihren Daten?

Wenn Sie die Zeit zum Abschließen einer Aktivität unterschätzen, wird dies Ihre Rentabilität und Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, Ihre Zeitachse genau zu messen (siehe Grund Nr. 2). Wenn Sie die Zeit zum Abschließen einer Aktivität überschätzen, bedeutet dies eine massive Endabrechnung: Sie kann entweder die Beziehung zu einem Kunden schädigen oder neue interne Funktionen zu teuer machen.

Arecon Data, ein Softwareentwicklungsunternehmen im Bereich Energie / Öl & Gas, kann die abrechnungsfähige Zeit genau von der nicht abrechnungsfähigen Zeit unterscheiden. Dies hilft ihnen, ihre Kunden am Monatsende genauer abzurechnen und auch zu ermitteln, welche Kunden es zu priorisieren gilt.

„Wir können unseren Kunden tatsächlich die kundenspezifische Entwicklung in Rechnung stellen, die wir für sie in unsere Anwendung einprogrammieren. Es hat uns auch auf die tatsächlichen Kosten einiger (Problem-) Kunden aufmerksam gemacht, die häufig Probleme haben, die nicht wirklich existieren. (…) Wir können (nach der Finanzanalyse) zuversichtlich sein, bestimmte Kunden gehen zu lassen, die uns Geld kosten. “- Neil White, QA / Sys. Administrator.

Wie Arecon benutzen wir bei anarcon intern Tempo Timesheet um die Arbeitszeiten ganz genau abzurechnen oder die Betriebskosten zu verfolgen.

 

Ich bin kein Teamleiter oder Manager. Was bringt mir das?

Auch wenn Sie nicht Manager sind oder eine ähnliche Verantwortung haben, können Sie trotzdem die Vorteile der Zeiterfassung nutzen:

  • Verstehen Sie, ob Sie die Aufgaben ausführen, denen Sie tatsächlich zugewiesen sind
  • Ermitteln, ob Sie genügend Zeit in Ihre Karriere investieren
  • Das Beste aus Ihrem Tag machen!

Das Schöne an der Zeiterfassung ist, dass der Nutzen für alle an einem Unternehmen Beteiligten messbar und quantifizierbar ist. Ein gutes Zeiterfassungstool sollte darauf abzielen, für den Endnutzer so unsichtbar wie möglich zu werden.

Zeiterfassung screenshot

Besonders während eines laufenden Transformations-Prozesses, ist es wichtig diese Ressource zu quantifizieren und das Beste aus ihr heraus zu holen.

Ein in Jira integriertes Tool wie Tempo Timesheets hilft beispielsweise dabei, die Genauigkeit beizubehalten und die Akzeptanzrate zu verbessern.

Schließlich ist anzumerken, dass das Ziel der Zeitverfolgung nicht darin besteht, die Mitarbeiter ständig zu überwachen, sondern die Fortschritte besser überblicken zu können. Haben Sie ein effizientes Tool für die Zeiterfassung oder arbeiten Sie noch mit Excel? Wissen Sie ganz genau wie viele Stunden für welche Projekte tatsächlich verbraucht sind?

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